Inclusão e Organização

Após montada, a exsicata receberá um número único de registro de herbário, também conhecido como número de tombo. Antes de ser incluída na coleção e exsicata deve receber a CAPA DE  EXSICATA que feita com papel Kraft e irá protegê-la do contato com as outras exsicatas, esta capa deve ser identificada na parte inferior direita com o mesmo número de tombo da exsicata.  

Ao incluir a exsicata deve-se procurar a família do espécime. As famílias são organizadas seguindo um sistema de Classificação Botânico (no HUAM usamos o APG IV). E existe também a organização em ordem alfabética das famílias; a vantagem deste sistema é a inclusão certa no herbário de qualquer novo táxon, porém tem a desvantagem de não mostrar qualquer relacionamento filogenético entre as famílias ou gêneros [1].

Dentro das famílias as amostras são organizadas geralmente em ordem alfabética de gêneros. Cada gênero é individualizado pela CAPA DE GÊNERO, que é feita de cartolina, onde a cor é de preferência de cada herbário (amarela no HUAM). Cada capa de gênero tem a identificação da família em letras maiúsculas, em baixo ao centro da capa de gênero e o nome do gênero no canto inferior direito. As vezes um gênero detém muitas espécies no herbário e estas devem ser divididas em uma ou mais capas de gênero que devem ser acrescidas na identificação do intervalo de iniciais das espécies contidas em cada capa de gênero (ex. BROMELIACEAE                 Pitcairnia A-C)

Todas as exsicatas de uma mesma espécie devem ser agrupadas em uma capa de papel Kraft, nas mesmas dimensões da capa da exsicata, reunidas pela CAPA DE ESPÉCIE, esta capa deve ser identificada na parte inferior direita com o nome e autor da espécie e organizadas em ordem alfabética, dentro das suas respectivas capas de gênero.

O material TIPO é guardado em armários separados, seguindo as mesmas regras de organização descrita acima, porém geralmente estão em local mais visível e com capas de gênero e espécie na cor vermelha. 

Preservação 

A melhor proteção do material botânico contra infestações é um Herbário bem fechado, climatizado e que seja fiscalizado contra entrada de qualquer planta que não tratada com defensivos químicos, congelamento ou calor. 

Recomenda-se os seguintes passos na preservação do material botânico para evitar danos causados por insetos no herbário:

1-  Climatização do herbário, feita por meio de aparelhos de ar condicionado em temperatura entre 18 - 23º C;

2- Desumidificadores para manter a umidade entre 40 - 60%; 

3- Armários de aço hermeticamente fechados para impossibilitar a entrada de insetos;

4- Uso de Cravo da Índia, Naftalina ou Cânfora nos armários, atuam somente como repelente para os insetos. As substâncias como o formaldeído, a naftalina e o paradiclorobenzeno, estão sendo gradativamente eliminadas dos Herbários, devido o seu teor tóxico;

5- Desinfecção ou Fumigação dos armários a cada seis meses. É ideal que uma desinsetização seja feita de seis em seis meses com uso de phostoxin ou Gastoxin B (composto contendo 56% de fosfato de alumínio e 44% de inertes), feito por empresa especializada. este produto é adquirido na forma de comprimidos , que ao serem expostos por uma hora a umidade do ar, liberam fosfina. O gás é liberado até 72 horas após serem expostos. o gás é incolor, mas é notado pelo cheiro forte de alho. Neste intervalo de tempo o herbário deve ficar completamente fechado. O tratamento com Gastoxin apenas elimina os insetos presentes, não protegendo o herbário contra reinfestações;

6- Caso haja a suspeita de ataque de cupins, deve ser realizada uma descupinização imediatamente;

7- Aquecimento/Congelamento: a maioria dos insetos nocivos ao Herbário não suporta o aquecimento a temperaturas superiores a 44ºC por duas horas seguidas ou o resfriamento temperaturas inferiores a 0ºC por um período de 48 horas. Estes métodos seriam muito dispendiosos para toda a coleção do herbário, mas é extremamente eficiente para as remessas de plantas novas que serão incluídas.